I. POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

 

1. Objetivo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer y comunicar de manera clara, transparente y detallada los lineamientos que orientan a Instituto PROTELCO en la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, protección y supresión de los datos personales de los diferentes grupos de interés de la institución.

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PROTELCO reconoce la importancia de proteger la información personal y garantiza que todo tratamiento se realizará en estricto cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia, en especial:

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• Ley Estatutaria 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

• Decreto 1074 de 2015

• Circulares y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

 

Esta política busca salvaguardar los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre, el habeas data y la protección de datos personales de todos los titulares que hayan suministrado su información.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Instituto PROTELCO
Dirección: Cl. 15 #4-32, La playa, Cúcuta, Norte de Santander
Teléfono: + 57 323 250 60 33
Correo de contacto para tratamiento de datos: protelco2010@gmail.com
 

PROTELCO determina las finalidades, alcance y medios del tratamiento de los datos personales, garantizando el cumplimiento de lo establecido por la ley.

3. Alcance de la política

La presente política se aplica a:

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• Toda la información personal que repose en bases de datos físicas, digitales o mixtas administradas por PROTELCO.

• Todas las operaciones de tratamiento realizadas en el marco de las funciones académicas, administrativas, comerciales, contractuales y laborales.

• Todas las áreas del Instituto, empleados, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y terceros que deban acceder a la información.

 

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todas las personas vinculadas directa o indirectamente con PROTELCO.

4. Definiciones principales

Para efectos de interpretación de esta política se aplican las definiciones de la Ley 1581, entre ellas:

4.1. Dato personal

 Información que identifica o permite identificar a una persona natural (nombre, cédula, dirección, teléfono, etc.).

4.2. Dato público

Información de acceso público (estado civil, profesión, datos en registros públicos).

4.3. Dato semiprivado

Información que no es íntima ni pública, cuyo conocimiento interesa a su titular y a un grupo determinado (datos financieros o académicos).

4.4. Dato privado

Información reservada o cuyo conocimiento solo corresponde al titular (hábitos personales, historial de contactos, preferencias).

4.5. Datos sensibles

Información que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, biométricos, orientación religiosa o política).

4.6. Titular

Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

4.7. Responsable

Quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.

4.8. Encargado

Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

4.9. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

5. Principios que rigen el tratamiento de datos

PROTELCO se compromete a cumplir los siguientes principios:

5.1. Legalidad

El tratamiento solo se realizará con fundamento en las normas aplicables.

5.2. Finalidad

Toda actividad de tratamiento debe obedecer a un propósito legítimo, informado al titular.

5.3. Libertad

El tratamiento solo se hará con autorización previa, expresa e informada.

5.4. Veracidad o calidad

La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.

5.5. Transparencia

Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre el tratamiento.

5.6. Acceso y circulación restringida

El acceso a los datos se limita estrictamente a quienes los necesiten para las finalidades autorizadas.

5.7. Seguridad

Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.

5.8. Confidencialidad

Toda información será manejada con reserva, incluso después de finalizada la relación contractual.

6. Finalidades del tratamiento

PROTELCO realiza el tratamiento de datos personales para:

6.1. Finalidades Académicas

• Desarrollo de procesos de inscripción, admisión, evaluación y matrícula.

• Formación académica y seguimiento al desempeño del estudiante.

• Expedición de certificados, constancias, boletines y títulos.

• Gestión de plataformas educativas y sistemas de registro académico.

• Reportes a entidades gubernamentales como el Ministerio de Educación o entes territoriales.

 

6.2. Finalidades Administrativas

• Gestión de contratos académicos y administrativos.

• Manejo de pagos, facturación, recibos y cartera.

• Control de acceso a instalaciones y sistemas.

• Administración de correspondencia, bases de datos y archivos institucionales.

6.3. Finalidades Comerciales y de Mercadeo

• Envío de información sobre programas, cursos, seminarios o convenios.

• Comunicación de eventos, noticias y actividades institucionales.

• Actividades de fidelización, satisfacción y encuestas de percepción.

• Publicación de material institucional en redes y medios, con autorización previa.

6.4. Finalidades Laborales

• Procesos de selección, vinculación, formación y evaluación de personal.

• Administración de nómina, prestaciones y seguridad social.

• Control de asistencia, acceso y actividades laborales.

6.5. Finalidades Legales y de Seguridad

• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias.

• Atención a requerimientos de autoridades.

• Monitoreo mediante cámaras de seguridad (CCTV).

 

7. Tratamiento de datos sensibles y datos de menores

7.1. Datos sensibles

PROTELCO solo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y con autorización explícita del titular.
Ejemplos:

• Fotografías

• Datos biométricos

• Información de salud para emergencias

7.2. Datos de menores

El tratamiento se realizará únicamente cuando:

• Sea necesario para fines académicos o de bienestar,

• Se cuente con autorización del padre, madre o representante legal,

• Se respeten los derechos prevalentes del niño, niña o adolescente.

8. Derechos del titular

El titular podrá ejercer los siguientes derechos:

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1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

3. Ser informado sobre el uso de sus datos.

4. Presentar quejas ante la SIC.

5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato.

6. Acceder gratuitamente a la información tratada.

9. Procedimiento para ejercer los derechos

Las consultas, reclamos o solicitudes deberán enviarse a:

 

Correo electrónico: protelco2010@gmail.com
Dirección física: Cl. 15 #4-32, La playa, Cúcuta, N/S

 

El procedimiento será:

9.1. Consultas

• Respuesta en un máximo de 10 días hábiles.

9.2. Reclamos

• El titular debe indicar errores o motivos.

• Respuesta en 15 días hábiles.

• Si falta información, se solicitará en un plazo de 5 días.

Debe incluir en la solicitud:

• Nombre completo

• Documento de identidad

• Descripción de la solicitud

• Datos de contacto para respuesta

10. Transferencia y transmisión de datos

PROTELCO podrá:

10.1. Transmitir datos

A terceros encargados (plataformas académicas, proveedores tecnológicos, aliados estratégicos), bajo acuerdos de confidencialidad.

10.2. Transferir datos

A otros países o entidades cuando:

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• Exista autorización del titular

• Sea requerido por ley

• Se trate de procesos académicos o administrativos autorizados

 

PROTELCO no vende, alquila ni comercializa información personal.

11. Seguridad de la información

PROTELCO implementa medidas como:

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• Control de accesos físicos y digitales

• Contraseñas robustas y cifrado

• Protocolos de confidencialidad con empleados y terceros

• Respaldo periódico de información

• Sistemas de vigilancia y monitoreo

• Políticas internas de seguridad de la información

12. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán vigencia:

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• Mientras subsista la relación del titular con PROTELCO

• Mientras sea necesario para cumplir obligaciones legales

• Hasta que el titular solicite su supresión, cuando proceda

13. Modificaciones de la política

El Instituto podrá modificar esta política.
Los cambios serán publicados en el sitio web oficial y entrarán en vigencia desde la fecha de actualización.

14. Fecha de vigencia

Esta Política rige desde su publicación:

Fecha de entrada en vigencia: 14/11/2025

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